Z życia organizatora

Obecnie by zapełnić sobie wolny czas, człowiek staje przed szeroką gamą możliwości, nie myśląc, że za każdą z nich znajduje się organizator. Sfera spotkań z dziedziny marketingu, rozwoju osobistego, budowania własnej marki i tak dalej z roku na rok nabiera tempa. W sieci bez trudu można znaleźć wzmianki o spotkaniach mniejszego, jak i większego kalibru – odpowiednio dla kilkudziesięciu, jak i kilkuset osób.

Mniejsze wydarzenia łatwiejsze w organizacji?

To nie do końca prawda. Mniejszy event zawęża pole manewru względem gości. Jeśli nadrzędnym celem wydarzenia jest promocja marki to organizator nie może zapraszać „byle kogo”. Zła grupa docelowa lub nawet poniektórzy przedstawiciele (źle dobrani) mogą szybko zniweczyć szansę na pozytywny efekt. Inną sprawą jest wygląd przestrzeni – można za wszystko wziąć się samemu, jednak czy warto? W dużych miastach istnieje sporo miejsc (restauracji, klubów lub specjalnych sal), które mają warunki często specjalnie dostosowane pod organizację spotkań – szczególnie tych biznesowych.

To, że na miejscu dostępne są stoły bankietowe (https://sklep.bankietowo.pl/stoly/stoly-bankietowe) i przestrzeń do „upchnięcia” wszystkich zaproszonych to z pewnością zbyt mało. Prezencja przestrzeni ma zasadnicze znaczenie, a w przypadku mniejszych pomieszczeń znacznie łatwiej wyłapać różnorodne niedoskonałości w aranżacji. Drugą kwestią są koszty – poprzestawianie wszystkiego po swojemu w wynajętym miejscu będzie generowało dodatkowe wydatki. Miejsce, w którym organizowany jest event następnego dnia na pewno ma coś w planach, w efekcie jego właścicielowi będzie musiało się opłacać dokonać modernizacji (chwilowych) w wyglądzie. Dodatkowe stoły bankietowe to żaden problem, jednak niektóre wizje aranżacyjne bywają wyjątkowo oryginalnymi.

stół bankietowyIm wydarzenie większe tym sprawa staje się łatwiejsza, w tych gigantycznych eventach cechą, która przyciąga widzów jest już wypracowana renoma osób występujących (koncerty, przemowy, konferencje).

Kreacja na miarę potrzeb

Aranżowanie przestrzeni to jeden z kroków – zastanawianie się nad nim zbyt wcześnie może jednak przynieść więcej problemów niż korzyści. Punktem wyjścia przy organizacji wydarzeń jest grupa docelowa, do której skierowana jest cała inicjatywa. Przedstawiciele sfery biznesowej oraz młodzi ludzie nastawieni na rozwój oczekują konkretnej atmosfery, którą musi oddawać przestrzeń. Inaczej jeśli nawet się pojawią, to źle wybrany na event spot szybko obedrze go z jakiejkolwiek wartości. Dlatego każdy organizator spędza długi czas na dookreśleniu swojego targetu, do którego będzie wystosowywał komunikaty promocyjne. Analiza – promocja – organizacja to droga, którą należy iść.